線上會(huì)議|線上會(huì)議策劃|線上會(huì)議籌備方案15210600582
2021-11-30
疫情加速了會(huì)議、活動(dòng)的線上化進(jìn)程。線上會(huì)議籌備周期短、成本低、傳播性好、不受時(shí)間空間制約、能更完整地獲取客戶行為數(shù)據(jù)、形成營(yíng)銷閉環(huán)等優(yōu)勢(shì)，疫情之后更多企業(yè)、組織將線上作為一種常態(tài)選擇。
1、 技術(shù)準(zhǔn)備：選擇合適的平臺(tái)
如雨后春筍般出現(xiàn)的各種在線會(huì)議平臺(tái)，為線上會(huì)議的召開提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障。面對(duì)眾多平臺(tái)，有商用直播平臺(tái)、社群分享直播平臺(tái)、視頻會(huì)議系統(tǒng)以及電商直播平臺(tái)，主辦方該如何選擇？我們認(rèn)為，主辦方需綜合考慮會(huì)議的內(nèi)容、流程、規(guī)模、受眾等因素做出選擇，比如會(huì)議是簡(jiǎn)單的直播場(chǎng)景？還是線上+線下雙線并行？是否需要所有參與者在線討論？是否需要內(nèi)容錄播？是否需要同傳字幕？綜合考量選擇合適平臺(tái)。
2 、組織準(zhǔn)備：詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃
與線下會(huì)議的組織類似，主辦方需要制定詳細(xì)的計(jì)劃，確定會(huì)議主題、召開時(shí)間、內(nèi)容策劃、宣傳物料設(shè)計(jì)、報(bào)名流程設(shè)計(jì)、嘉賓邀請(qǐng)、宣傳計(jì)劃、直播間搭建、嘉賓軟件培訓(xùn)等。在籌備線上會(huì)議時(shí)，要充分考慮到線上會(huì)議在組織形式、參與體驗(yàn)等方面與線下會(huì)議的差異。比如一場(chǎng)為期2-3天的線下會(huì)議搬到線上舉辦時(shí)，是否變?yōu)槎啻蔚?、短時(shí)間的、持續(xù)性的系列線上研討會(huì)效果更好？此外，主辦方初次舉辦線上會(huì)議時(shí)需要重點(diǎn)關(guān)注直播間搭建、嘉賓軟件培訓(xùn)等問題。
3、 宣傳預(yù)熱：為會(huì)議帶來(lái)更多的流量
如何讓更多的目標(biāo)受眾了解會(huì)議信息并吸引他們參與？在宣傳預(yù)熱階段，主辦方需要搭建宣傳矩陣、選擇合適的宣傳渠道、進(jìn)行流量導(dǎo)入，以確保會(huì)議獲得足夠的關(guān)注。
（1）搭建會(huì)議宣傳的全媒體矩陣，主辦方可以考慮組建：會(huì)議微網(wǎng)站、小程序、電子海報(bào)、H5頁(yè)面、電子邀請(qǐng)函、會(huì)議專題頁(yè)、微信圖文、官網(wǎng)等。
（2）選擇合適的宣傳渠道，如：EDM、短信、微信、朋友圈海報(bào)、社群推廣、渠道碼海報(bào)、媒體合作、SEO/SEM等。線上會(huì)議解決了跨時(shí)間、跨空間傳遞信息的問題，然而面對(duì)參會(huì)者希望通過會(huì)議實(shí)現(xiàn)“社交”的需求，表現(xiàn)的有些無(wú)力。主辦方可以考慮建立微信群、LinkedIn組等會(huì)議虛擬社群，讓參與者能夠在會(huì)議結(jié)束后繼續(xù)溝通、協(xié)作，以彌補(bǔ)線上會(huì)議的“社交”缺憾。
（3）流量導(dǎo)入，主辦方可以通過激活歷史數(shù)據(jù)、導(dǎo)入外部流量、邀請(qǐng)自帶流量的“垂直網(wǎng)紅”等多種方式，進(jìn)一步擴(kuò)大會(huì)議的影響力。
4 、模擬預(yù)演：會(huì)議成功的必要保障
線上會(huì)議是基于軟件、技術(shù)工具應(yīng)用搭建的虛擬場(chǎng)景，會(huì)議的順暢進(jìn)行有賴于網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、硬件設(shè)施的穩(wěn)定性。會(huì)前，組織演講嘉賓、會(huì)議主持人及相關(guān)工作人進(jìn)行預(yù)演、熟悉線上會(huì)議軟硬件環(huán)境是非常必要的。此外，保證參與者從獲取會(huì)議信息、報(bào)名參與、接收會(huì)前提醒、準(zhǔn)確進(jìn)入會(huì)議“現(xiàn)場(chǎng)”到會(huì)后調(diào)研的全流程能夠順暢、有序進(jìn)行。
5、 會(huì)議當(dāng)天：0容錯(cuò)的臨門一腳
測(cè)試、測(cè)試、再測(cè)試！會(huì)議當(dāng)天提前進(jìn)行主持人、嘉賓、觀眾等多角色的測(cè)試，確保手機(jī)端、電腦端、相關(guān)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境沒有故障，再次確認(rèn)導(dǎo)演組、氛圍組、答疑組等所有工作人員任務(wù)，保證嘉賓準(zhǔn)時(shí)上線直播，參會(huì)者準(zhǔn)時(shí)、無(wú)障礙的參與會(huì)議。
6、 應(yīng)急預(yù)案：從容應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況的PLAN B
和所有線下會(huì)議一樣，線上會(huì)議也需要應(yīng)急預(yù)案，如果在最后時(shí)刻某位演講嘉賓突然取消演講該怎么辦？會(huì)議進(jìn)行中突然平臺(tái)出現(xiàn)故障如何應(yīng)對(duì)？嘉賓掉線、觀眾掉線如何盡快解決？ 做好最充分的準(zhǔn)備，以確保發(fā)生任何狀況都能從容應(yīng)對(duì)。
組織一場(chǎng)成功的線上會(huì)議，需要系統(tǒng)化的思考、計(jì)劃與實(shí)施。數(shù)字化能力是組織未來(lái)必備的重要能力之一。
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